Police Featured

Police


Alle politiezones zitten met de uitdaging van het beheer en archivatie van gerechtelijke documenten.
We kunnen twee type documenten onderscheiden: gerechtelijke documenten en Niet-gerechtelijke documenten.
De grootste uitdaging op vandaag is echter dat de politiezones met twee verschillende netwerken werken. Enerzijds is er het streng beveiligde ISLP-netwerk en anderzijds is er een eigen netwerk.
Op vandaag wordt er een PV-nummer toegekend in ISLP. Er zijn echter bijlages die referentie hebben tot ISLP maar daar niet kunnen opgeslagen worden. Zo denken we bijvoorbeeld aan foto’s, kopie identeitskaart, kopie van een afschrift, doktersattest,...
De vraag die dus vanuit de politiezones gesteld wordt is om op een eenvoudige manier documenten te scannen samen met het beheer van alle gerechtelijke documenten/PV’s (met bijlages) op een vlotte manier.
Hierop hebben wij een oplossing uitgewerkt die het mogelijk maakt een link te leggen ZONDER manuele tussenkomst met ISLP. Uiteraard blijft het behoud van security een belangrijk gegeven. Op deze manier kunnen politiezones al hun documenten inscannen (of archiveren rechtstreeks vanuit MS Office) en koppelen met ISLP waar nodig.

Production Featured

Production Company


Productiebedrijven hebben allemaal gelijkaardige uitdagingen. Zo willen ze graag een volledige flow van documenten hebben. Hieronder verstaan we: de bestelbon, de leveringsbon, de factuur,... Alle documenten die verband houden met elkaar zouden gekoppeld moeten worden met elkaar.

Er is echter nog een andere uitdaging...

Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd en vraagt veel aandacht van de medewerkers van de financiële afdeling. De factuur moet worden ingeboekt, gecontroleerd op juistheid per line-item, doorgestuurd naar goedkeurder en worden opgeborgen in een archief. Stuk voor stuk stappen die makkelijker en sneller kunnen met geautomatiseerde factuurverwerking.

Met digitale factuurverwerking valt er nog altijd veel tijd en geld te besparen en wordt het factuurafhandelingsproces aanzienlijk versneld binnen de organisatie.
 
Een normale factuur ondergaat na binnenkomst een aantal stappen:

  • De factuur wordt gescand en de afbeeldingskwaliteit wordt geoptimaliseerd door diverse scan technieken
  • De gegevens worden automatisch herkend, inclusief leverancier, IBAN, BTW nummer en regel/line items. Hierin zit een grote besparing. Een factuur kan immers uit meerdere line items bestaan die gekoppeld zijn aan uw productie-ERP. Normaal zouden deze één voor één gecontroleerd moeten worden. Onze oplossing zorgt er echter voor dat er enkel een manuele handeling gevraagd wordt, indien er afwijking is tussen de factuur en de data in het eigen systeem. Uiteraard zal hij de “afwijking” highlighten.
  • De factuur wordt automatisch gekoppeld aan een leverancier en gematched met een of meeerdere orders in uw systeem of meerdere systemen.
  • De factuur doorloopt een eventuele workflow
  • De factuurgegevens (pfd+ XML) worden automatisch aangeleverd aan uw financieel systeem
  • De factuur wordt automatisch digitaal gearchiveerd conform wet- en regelgeving inclusief meta-data.

 
Door onze oplossing kunnen wij de factuur gaan archiveren in dezelfde folder (en/of op basis van dezelfde meta-data) waarin andere relevante documenten zitten voor deze factuur. Doordat de factuur door onze oplossing ook terug volledig leesbaar gemaakt is (OCR) kan er zowel op basis van folderstructuur, meta-data als inhoud van het document, gezocht worden. Op deze manier kunt u steeds documenten snel terug vinden.

Een andere uitdaging waarmee productieomgevingen de dag van vandaag worden geconfronteerd zijn de inkomende orders. Deze komen binnen op basis van e-mail, fax, brief... Belangrijk voor dergelijke bedrijven is dat deze orders niet verloren gaan en dat er meteen actie ondernomen wordt eens zo’n bestelling binnen komt.
Ook hier hebben wij een oplossing die heel wat zaken efficiënter kan doen verlopen.

Een order kan als volgt verwerkt worden:

  • De order komt binnen (per fax, brief of e-mail)
  • Onze oplossing capteert van wie deze bestelling komt en geeft deze indien nodig door aan de juiste account manager ter verwerking
  • Onze oplossing kan kijken welke bestellingen er zijn gedaan en deze nummers eventueel matchen met de nummers in het eigen ERP/productiesysteem.
  • De workflow ter verwerking/uitvoering/goedkeuring kan worden gekoppeld aan het document.
  • Uiteraard kan het document weer digitiaal bewaard worden, zodat deze ten allen tijden opgevraagd/bekeken kan worden.

Uiteraard zijn dit slechts enkele oplossingen voor de productiebedrijven, het zijn echter oplossingen die meteen een grote ROI en efficiëntie binnen uw bedrijf kunnen opleveren.

Government Featured

Government


Ook lokale, provinciale en federale overheden worden meer en meer sterk afhankelijk van papieren documenten en zij hebben de noodzaak om deze gegevens te beschermen. Tegelijkertijd bestaat er een behoefte om de kosten te verlagen. Om de toegang tot documenten en de bescherming van informatie te verbeteren, digitale workflows op te zetten en zelfs te gaan tot een automatisch postregistreerysteem, zijn meer en meer overheden op zoek naar onze oplossingen.
De bevolking leert meer en meer technologische oplossingen kennen en hierdoor is de overheid gedwongen om deze technologische stappen te volgen. Dit zorgt niet alleen voor een efficiëntere werken van het personeel, maar opent ook de deur betere beveiliging van documenten. Deze document intensieve sector heeft het nodig om alle documenten op te slaan, zoals budgetten, kaarten, verslagen, brieven, facturen, enz., voor langere tijd. Zonder gemakkelijke toegang tot alle documenten, zal de overheid niet in staat zijn om gelijke tred te houden met het steeds veranderende en meer veeleisend publiek.
Anderzijds merken we dat er meer en meer documenten per brief, fax of e-mail in de overheidsbedrijven binnenkomen. Hierdoor moet er vooraf een goede classificatie en registratie gebeuren. Welk type document is het? Welke gegevens hebben we nodig om het document in de volgende stap van de flow te krijgen? Dit zijn zaken die op heel wat plaatsen nog steeds manueel gebeuren. Wij hebben echter een efficiënte oplossing waarbij alle documenten op de scanner gelegd kan worden. Onze oplossing bekijkt welk type document het is, van wie het komt, welke gegevens er uit het document gehaald moeten worden en naar wie het document ter bevestiging/goedkeuring gestuurd moet worden. Ondertussen worden al deze documenten efficiënt geachiveerd. U kunt zich voorstellen hoeveel tijd hierbij gespaard wordt, die gebruikt kan worden voor een betere  dienstverlening naar de burger toe.

Belangrijke uitdagingen
• Lagere administratieve kosten
• Verhoogde informatiebeveiliging / controle
• Automatisch postregistratie systeem


Notary - Lawyer Featured

Notary - Lawyer


Notariskantoren en advocatenkantoren bezitten vaak een papieren archief met verschillende soorten documenten: notariële akte en testamenten, cliëntendossiers, juridische documenten,...
Deze documenten zijn voor de betrokkene van grote waarde en mogen absoluut niet verloren gaan. U bent verplicht om deze documenten te bewaren.
Via een eenvoudige oplossing maken wij het mogelijk om uw aktes/documenten/... digitaal in te scannen, te voorzien van de nodige stempels en handtekeningen en deze teksten volledig doorzoekbaar te maken.
Wanneer u een document nodig heeft of wilt inzien kunt u op basis van een kernwoord/meta-data deze eenvoudig terugvinden.
U kunt deze documenten na het digitaliseren beschikbaar stellen voor geautoriseerde medewerkers op verschillende dragers zoals laptop, Ipad,... Daardoor kunt u uw documenten ook niet kwijt raken en kunt u deze ten allen tijde raadplegen (zowel online als offline).
In geval van een onvoorziene omstandigheid, zoals een brand of lekkage, op kantoor, bent u er altijd van verzekerd dat uw notariële akte of juridische document, veilig gesteld is.
Wanneer wij uw documenten digitaliseren, kunnen wij deze metadata meegeven bijvoorbeeld: naam, protocolnummer, enz.

Uitdagingen
•    Digitaliseren van een grote papierstroom
•    Digitaliseren in het formaat van het document in juiste volgorde (vb. A3 akte met stempels)
•    Altijd en overal snel terugvinden van documenten

Construction Featured

Construction


Elke stap van de bouw vergt het gebruik van documenten als een instrument om ideeën, ontwerpen, afspraken,... te gaan communiceren onderling. Deze documenten moeten voldoen aan de wetgeving van legale archivatie. Talrijke documenten moeten immers jaren nadien nog raadpleegbaar zijn bij vragen of een probleem.

De bouw industrie is een complexe wereld waarin iedereen zijn eigen taken heeft. In elk bouwproject communiceren de architecten, ingenieurs en manager over veel verschillende technische en zakelijke documenten, zoals tekeningen, plannen, technische tekeningen en schema's. Deze documenten moeten worden gedeeld met iedereen die bij het project betrokken is. Documenten opzoeken mag in geen geval inefficiënt zijn of tijdrovend. ADMS heeft enkele oplossingen die voor elk bedrijf binnen de bouw een enorme ROI opleveren.

Waar streven we naar?

  • Projectbeheersing
  • Online/offline 24/24h samenwerking/communicatie
  • Legale archivatie
  • Ter beschikking stellen van alle digitale documenten: scans, digitale tekeningen,...

Voordelen

  • Verminderde afdrukkosten
  • Snellere responstijd
  • Verhoogde beveiliging van documenten en workflow efficiency
  • Eenvoudig delen van documenten

 

Finance Featured

Finance


De financiële sector heeft grote vooruitgang geboekt in het gebruik van technologie om te evolueren naar het punt waar het nu is. Het moet echter nog verder gaan. Technologie zal blijven evolueren en de financiële sector moet alles in het werk stellen om bij te blijven. Een belangrijke factor hierbij is de transformatie van workflows gebaseerd op papier naar digitale workflows. Als gevolg daarvan heeft het scannen van scannen zicht ontpopt tot een kritisch bedrijfsproces voor de financiële sector en is de PDF het bestandsformaat van de voor het verwerken en archiveren.

Boekhoudkantoren, Accountancykantoren, Banken, Verzekeringsbedrijven,... delen dezelfde twee uitdagingen waar technologie kan helpen:

  • concurrentie en kwalitatieve dienstverlening
  • naleving van overheidsvoorschriften

24u/24u online toegang tot gegevens heeft de industrie veranderd in een real-time elektronisch kantoor.

Dit heeft geleid tot een sterke concurrentie en krijgen klanten de mogelijkheid om op een snelle en efficiënte manier hun documenten te raadplegen. Zonder technologie, zou de naleving van de wet bijna onmogelijk zijn, omdat bedrijven in de financiële sector gemandateerd zijn om documenten en bewijsstukken te bewaren.

Er zouden immers volledige gebouwen nodig zijn énkel om documenten van de klant te bewaren. Een belangrijke factor hierbij is de transformatie van workflows die gebaseerd zijn op papier, naar digitale workflows.

Daarnaast hebben heel wat dergelijke bedrijven de uitdaging dat elk document (zoals een factuur) overgetypt moet worden. Dit zijn toepassingen die volledig geautomatiseerd kunnen worden, hierdoor kunnen de medewerkers van dergelijke bedrijven zich volledig focussen op efficiënt werk.

Belangrijkste zakelijke uitdagingen

  • Controle over de toegang tot informatie
  • Documenten 24/24 beschikbaar stellen
  • Legale archivering
  • Overtypwerk van documenten reduceren

Voordelen

  • Verhoging van informatiebeveiliging
  • Altijd beschikbaar
  • Snellere afhandeling van verzoeken om informatie
  • Mogelijkheid workflows in digitale vorm door te voeren
  • Efficiënter werken door bedrijfsprocessen te automatiseren

Share

Go to top Your SEO optimized title page contents My title page contents